Diseño e Implementación del Sistema de Cuentas Por Pagar del Instituto Tecnológico del Cibao Oriental

Resumen

El ITECO, al igual que todas las instituciones dominicanas, posee políticas de administración para su factor capital, con el cual realiza compra de mercaderías tanto a crédito como al contado; cuando las adquisiciones de mercaderías son a crédito se genera en el sistema de contabilidad una sucesión de cuentas que reciben el nombre de cuentas por pagar, las cuales están registradas por políticas de pago, para lo que previamente hay que realizar una serie de procedimientos que tienen por objeto el saldo temporal de las acreditaciones de la institución. En los procesos de cuentas por pagar, el ITECO ha presentado ciertas dificultades al momento de realizar abonos o saldos a sus cuentas a crédito, debido a la realización manual de sus actividades; divagando esto en una desorganización de sus procesos y por ende una inconformidad de parte de sus proveedores, además de atrasos en el desempeño de sus labores. Se buscó desarrollar una aplicación que controle las cuentas por pagar a través de reportes, con la finalidad de procesar más rápida y fácilmente las informaciones, y que permita que los empleados tomen mejores decisiones con mayor rapidez. Para realizar este proyecto se partió de un estudio no experimental, descriptivo, de tipo transaccional, que permitió levantar las informaciones del análisis de sistema y las necesidades y competencias del sistema propuesto. Para tales fines se aplicó un cuestionario de preguntas cerradas a todos/as los/as empleados y funcionarios administrativos. Luego se pasó al diseño del ambiente de trabajo y finalmente se desarrolló una aplicación que, bajo un ambiente amigable, permite la evaluación del desempeño de los/as empleados/as del ITECO. El proyecto de automatización será capaz de ofrecer en cada momento la situación real del Departamento de Cuentas por Pagar en todas sus partes: orden de compras, catálogo de proveedores, consultas, facturas, pagos realizados a proveedores, y reportes en los diferentes renglones, tales como: listas de proveedores y cuentas por pagar. Las cuales permiten la búsqueda y recuperación de las informaciones ya mencionadas, además de realizar un control sobre las mismas. La aplicación permite procesar las informaciones de forma rápida, ágil y confiable, procesar las cuentas por pagar desde el ingreso de las facturas hasta el pago de la misma, analizar el manual de eficiencia correspondiente al pago de facturas y crear herramientas que proporcionen información precisa y oportuna. La interfaz del usuario desarrollada en la aplicación ha sido realizada tomando en cuenta los siguientes aspectos: percepción humana, perfil de comportamiento del usuario, nivel de preparación del usuario final, razón por la cual dispondrá de un entorno de trabajo agradable y sobre todo funcional. En el cual se eficientizan el registro de las cuentas a crédito, así como también todos los movimientos de los mismos hasta el pago total de las deudas.

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